Administration, affaires, comptabilité et finance

Les personnes qui agissent à ce titre occupent une place importante au sein de l’organisation. Elles figurent parmi les spécialistes qui permettent à l’Assemblée de se développer à titre d’employeur de choix. Par leur expertise, elles permettent aux meilleurs talents de grandir, de se maintenir à niveau en mettant de l’avant le développement du personnel et, plus important encore, elles créent un environnement propice pour que les employés évoluent dans un milieu sain et respectueux. Pour ce faire, ces personnes aiguillent les dirigeantes et dirigeants à l’aide de conseils judicieux, revisitent les politiques en place et usent de créativité. Elles font également preuve d’innovation en proposant de nouvelles mesures pour faciliter la réalisation de chaque personne tout en demeurant à l’affut des meilleures pratiques en matière de ressources humaines.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Assurer un rôle-conseil auprès des membres de l'Assemblée nationale, des gestionnaires et des membres de l’équipe relativement aux conditions de travail, aux directives, aux politiques, aux lois et règlements en matière de relations de travail, et informer le personnel administratif et politique relativement à l'application de toutes ces mesures.
• Collaborer avec les collègues de la DRH à différents mandats de développement organisationnel ou exercer un rôle-conseil auprès des gestionnaires en matière de mobilisation, de climat de travail, de reconnaissance et de développement des compétences.
• Accompagner les gestionnaires clients dans le processus d’attribution des emplois et exercer un rôle-conseil auprès de ces derniers sur les différentes activités inhérentes à la stratégie visant à pourvoir les emplois.

La personne qui agit à ce titre offre les conseils nécessaires au suivi budgétaire, à la vérification et aux opérations financières, relativement aux dépenses des directions administratives et aux dépenses des députés. Elle est un acteur essentiel au bon fonctionnement de l’Assemblée, car elle fournit l’expertise professionnelle qui permet d’assurer la cohérence, le contrôle et la conformité des dépenses et des sommes mises à la disposition de l’organisation. Elle assure un service-conseil auprès des titulaires de cabinets, des députés et des adjoints, affectés à la gestion de leurs allocations, en matière d’analyse et d’interprétation des règles administratives et financières spécifiques de l’Assemblée.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Effectuer des recherches et des analyses appropriées, relativement aux cadres règlementaire et comptable en vigueur dans la fonction publique et à l'Assemblée nationale.
• Valider la conformité de toutes les transactions financières relatives à la paie, analyser les rapports de paie et vous assurer que l'information financière est traitée adéquatement.
• Coordonner et réaliser les étapes du cycle budgétaire et présenter le résultat aux autorités tout en assurant l’optimisation du processus.
• Développer des outils de vérification et de contrôle budgétaire en formulant les directives appropriées dans le cadre de la réglementation existante, et en recherchant des solutions novatrices à des situations particulières.

La personne qui agit à ce titre exerce des activités d’étude et de recherche en vue du développement social et économique. Elle analyse divers facteurs comme la législation, la recherche fondamentale, les changements technologiques et culturels, l’évolution démographique et les données statistiques en général. Elle en évalue les impacts sur les politiques administratives et tente de prévoir leurs implications et leurs conséquences.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Assurer la coordination, le bon fonctionnement, l’amélioration et le suivi de la stratégie de sécurité et de surveillance afin de vous assurer de la protection des ressources humaines, matérielles et informationnelles.
• Assister, par ses travaux de recherche et d’analyse, les parlementaires dans leurs activités de contrôle de l’administration gouvernementale et, plus spécialement, contribuer aux exercices de reddition de comptes en vertu de la Loi sur l’administration publique.
• Conseiller et assister l’équipe de gestion de la direction dans les domaines d’activité touchant le développement de la direction, la planification stratégique et le suivi des activités quotidiennes.
• Assister les commissions parlementaires dans les mandats d’initiative portant sur différents sujets d’intérêt public, notamment en concevant et en présentant une démarche méthodologique à la commission ou à son comité directeur.

Les personnes qui agissent à ce titre participent à la mise en œuvre des politiques gouvernementales. Les attributions qui leur sont confiées requièrent d’elles des aptitudes propres aux relations humaines, à l’organisation et à une bonne vision stratégique et globale des enjeux présents dans leur direction et au sein de l’organisation. Elles doivent connaître la réglementation, les directives et les procédures relatives à l’Assemblée, de même que celles en vigueur dans la fonction publique.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Conseiller et assister les gestionnaires dans la planification annuelle des projets immobiliers.
• Produire les différents rapports statistiques faisant état de la situation budgétaire et recommander des plans d’action afin de respecter les engagements budgétaires.
• Participer à différents comités et groupes de travail et agir à titre de représentante ou représentant de la direction lors de diverses rencontres en vue de contribuer au développement stratégique et à l’atteinte des objectifs de l’Assemblée.

Les personnes qui agissent à ce titre élaborent et proposent des politiques, des projets d’entente et des stratégies à portée internationale favorisant le rayonnement du Québec et son développement. Elles conçoivent, planifient et organisent les relations de l’Assemblée avec d’autres parlements et organisations interparlementaires, de même qu’avec des organisations non gouvernementales. Certaines d’entre elles sont également responsables du volet protocolaire de l’Assemblée ainsi que de la préparation et du bon fonctionnement des cérémonies officielles.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Planifier et organiser, sur les plans logistique et protocolaire, des accueils de délégations étrangères, des cérémonies officielles et d’autres activités de nature protocolaire qui ont lieu à l’Assemblée nationale.
• Préparer les missions de parlementaires québécois à l’extérieur du Québec en proposant des thèmes d’étude, en effectuant des recherches sur ces thèmes et en préparant les dossiers pertinents à ces rencontres.
• Conseiller les autorités politiques et administratives sur les aspects liés au contenu des activités de relations interparlementaires et internationales ainsi que sur le développement et le renforcement des actions de l’Assemblée dans le cadre de ses relations multilatérales.

Les attributions principales et habituelles de la personne qui agit à ce titre consistent à effectuer diverses tâches caractérisées par la cueillette, la vérification, la sélection, l’interprétation, la préparation et la transmission de données, ainsi que par le traitement du courrier. Ces tâches portent principalement sur l’application de règlements, de directives, de mesures administratives, sur l’exécution de travaux d’écriture reliés à la comptabilité, aux statistiques ou à l’approvisionnement.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Effectuer diverses tâches, à titre de commis à la saisie des comptes à payer à l’Assemblée, comme la saisie de factures, les ajouts et les modifications des coordonnées bancaires et la création de formulaires.
• Recevoir, remplir, clarifier et transférer les demandes et les signalements des occupants, favoriser leur prise en charge rapide par les différents services en répondant aux messages téléphoniques ou à ceux de la boîte courriel de la Direction.
• Recevoir et rediriger les communications téléphoniques de la Bibliothèque et contrôler la circulation des documents (prêts internes, prêts entre bibliothèques).

Les personnes qui agissent à ce titre accomplissent des tâches de bureau telles que la distribution des messages et des documents divers, l’opération des machines à reproduction et l’assemblage et le classement des documents de façon manuelle. Certaines d’entre elles fournissent aux parlementaires et aux différentes unités administratives un service de messagerie à l’intérieur des édifices de l’Assemblée ou des autres édifices situés sur la colline Parlementaire.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Recevoir et traiter les demandes de service de messagerie émanant de la clientèle tant parlementaire qu’administrative en priorisant les demandes en fonction des besoins et des exigences des différentes clientèles.
• Offrir un service personnalisé de messagerie en distribuant ou en cueillant du courrier de toute nature comme des enveloppes, des petits colis ou autres documents pertinents aux activités des directions.
• Distribuer des projets de loi sous embargo en Chambre, au cabinet du leader du gouvernement et au Secrétariat des commissions.

Les personnes qui agissent à ce titre effectuent différentes tâches de soutien administratif afin de favoriser le fonctionnement efficace de l’Assemblée. Reconnues pour leur rigueur et la qualité de leur travail, elles collaborent à la production, à la mise à jour et au suivi de documents. Elles informent leurs collègues des règles d’usage concernant la mise en forme de documents et les conseillent à propos de l’utilisation adéquate des outils de bureautique. 

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Contribuer à l’allègement des tâches administratives de la direction en participant à l’administration de ses affaires courantes.
• Établir des ordres de priorités, assurer le suivi et la mise à jour des différents dossiers et participer à l’élaboration des ordres du jour.
• Compiler les données concernant les ressources humaines, financières, matérielles et informatiques et remplir les rapports administratifs ou statistiques d’information de gestion.

Les personnes qui agissent à ce titre fournissent au personnel administratif et politique de la colline Parlementaire et au personnel des bureaux de circonscription les fournitures de bureau requises pour leur travail. Elles sont également responsables de fournir au personnel de la division de l’entretien les outils, les matériaux et la quincaillerie nécessaires à la conservation et à la restauration des immeubles de l’Assemblée.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Gérer l’approvisionnement, la réception, l’emmagasinage et la distribution de fournitures de bureau ou toute autre marchandise au moyen de logiciels d’approvisionnement (achat, commande, rupture de stock).
• Acquérir auprès des fournisseurs les divers produits demandés par la clientèle qui ne sont pas en stock, en procédant notamment à des recherches auprès de différents fournisseurs pour obtenir le meilleur coût sur les produits demandés.
• S’assurer de l’application adéquate des exigences du système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail et le processus applicable à ces produits à l’Assemblée.

Les personnes qui agissent à ce titre répondent à des demandes de renseignements adressées à l’administration et relatives à l’interprétation et à l’application de lois, de règlements et de directives, ainsi qu’aux activités parlementaires. Elles sont directement en contact avec les citoyennes et citoyens, que ce soit par téléphone, en personne ou par courriel. Elles contribuent à l’image de l’Assemblée auprès de la population et facilitent les relations entre la population et l’institution.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Assister les personnes dans leurs demandes de renseignements en déterminant leurs besoins spécifiques et en considérant l’ensemble des éléments pertinents à leurs demandes.
• Établir l’horaire des activités quotidiennes du portail, faire le suivi des réservations et émettre les laissez-passer nécessaires à la clientèle qui assiste aux séances des travaux de l’Assemblée, et compiler les statistiques requises à la réalisation de rapport mensuel et annuel.
• Accueillir et inscrire les visiteurs de l’Assemblée et assurer le service de vestiaire.

Les personnes qui agissent à ce titre effectuent diverses tâches techniques reliées à la gestion des ressources financières, des ressources humaines et à l’organisation du travail. Certaines d’entre elles participent à l’élaboration et à la mise en application de normes d’ameublement ou d’équipement et d’autres exécutent diverses tâches à caractère administratif, en vue d’assurer la bonne marche des opérations courantes de l’Assemblée nationale. Ce corps d’emploi diversifié permet aux personnes dans cette fonction d’être des joueurs clés qui veillent au bon fonctionnement de l’institution.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, participer au processus de dotation et à la sélection du personnel, notamment en procédant à l’admissibilité des candidates et candidats.
• Dans le domaine de l’organisation du travail, fournir l’assistance technique requise pour les différents projets qui doivent être réalisés, notamment en offrant des conseils et des explications aux unités administratives de l’organisation.
• Dans le domaine de normes d’ameublement ou d’équipement, aménager les espaces selon les besoins des personnes afin de les soutenir dans l’exercice de leurs fonctions.
• Dans le domaine du soutien administratif, effectuer les opérations relatives à la planification et au suivi des ressources budgétaires en préparant des rapports et en tenant à jour les tableaux de suivi.

Les personnes qui agissent à ce titre sont en charge du développement des stratégies d’acquisition pour l’organisation. Elles ont pour mandat de contrôler le processus d’acquisition des biens et des services requis par l’Assemblée, notamment dans les secteurs des technologies de l’information, de l’audio-vidéo, des services professionnels et auxiliaires, ainsi que dans le secteur de la construction et de la rénovation d’édifices à caractère patrimonial. Elles participent activement à la planification et la coordination des dossiers et conseillent les directions dans l’établissement de leurs besoins.

À ce titre, voici le type de mandats qui peuvent vous être confiés :

• Analyser et traiter les demandes d’acquisition de biens, de services professionnels, de travaux de construction et de rénovation émanant des différentes unités administratives de l’Assemblée nationale.
• Élaborer, de concert avec les chargés de projets et les gestionnaires, les documents d’appel d’offres et les documents à caractère technique dans le respect de la réglementation en vigueur.
• Voir au respect et à l’intégrité du processus d’adjudication des contrats et procéder selon les règles établies à la rédaction des commandes et des contrats afférents aux demandes d’acquisition de la clientèle.
• Conseiller, pour les secteurs d’activités et produits sous sa responsabilité, les directions concernées dans l’établissement de leurs besoins spécifiques d’acquisition de biens et de service afin d’assurer un meilleur rapport qualité/prix.

Les attributions caractéristiques du corps d’emplois des agents de soutien à la clientèle consistent à offrir un soutien ou à répondre aux demandes de renseignements ou d’informations spécifiques auprès d’une clientèle variée, telle que les citoyens, les immigrants ou les touristes.

Les attributions caractéristiques du corps d’emplois des auxiliaires administratifs consistent à effectuer des travaux administratifs de nature simple en lien avec la gestion et la distribution du courrier, la reprographie et l’assemblage de documents, la réception et le classement de certaines pièces ou dossiers et la saisie de données dans divers systèmes. Il apporte également son soutien au personnel administratif pour la bonne marche de l’Assemblée.

Les attributions caractéristiques du corps d’emplois des agents de soutien administratif consistent à effectuer différents travaux de soutien administratif auprès de l'Assemblée. Ces travaux sont reliés au secrétariat, à l’administration, à la comptabilité, aux statistiques, à l’approvisionnement ou tout autre domaine, et ce, afin de favoriser le fonctionnement efficace d’une unité administrative.